成册档案加工服务,云南承接全国档案数字化服务-九游会平台

设置列表显示项目
用于设置各子表在列表区的显示字段项目及各字段项目之间的先后排列顺序。
可通过两种途径实现：使用“目录管理/表单管理/设置列表项目”菜单命令或者单击选定某目录使用右键菜单选择“表单管理/设置列表项目”命令，进入“编辑列表项目”窗口即可设置。下面以收文子表中的“年度”在列表中的显示与否为例说明设置方法：
1、单击鼠标左键，并使“序号”列的小方框内置上勾；
2、在选定“年度”字段的基础上，用鼠标左键单击窗口右边的上、下箭头按钮，可将“年度”字段调整到需要的位置。
3、如上图所示的年度字段，可以在其对应的固定列一项中打上“√”，这样可以使年度字段在列表区位置固定，不随水平滚动轴的移动而移动。
提示：

保存列表风格
用户将调整好的列表宽度保存，直到下一次重新调整为止。
将列表宽度调整好之后，点菜单命令“目录管理—表单管理—保存列表风格”，即可。

用户系统管理
提供用户在系统默认模块的基础上，根据本单位的实际工作需要进行个性化架构以及各种用户权限的设定功能。
系统架构
建立子系统或子目录，包括在目录树上建立符合本单位的部门结构、每个部门各自管理的子模块以及各子模块之间的关联关系。
新建目录
目录树里的根目录及各级子目录是通过增加“子系统”添加上去的。
选中目录的一个文件夹并右键单击选择快捷菜单命令“新建目录”，或者用鼠标左键选择菜单命令“目录管理/新建目录”，弹出“创建子系统” 窗口。如下图所示：

删除目录
用于删除系统中不需要的子目录、子表、检索夹或者组合查询表。
选定目录树上不需要的子目录、子表、检索夹或者组合查询表，选择菜单命令“目录管理/删除目录”，在弹出的“是否删除”提示框中，选择“是”按钮，被选定的对象即被删除掉。
提示：
当待删除对象有下级子表或子目录时，需要先删除下级目录；
当待删除对象是基础表或子表时，确认删除后，系统会将该对象连同下面的所有数据记录全部删除掉；
当待删除对象是检索夹或组合查询表时，确认删除后，系统只会将该级目录删除掉而不会删除该目录下的数据记录；
删除目录”命令与“删除记录”命令的区别：删除记录只能删除选定的一条数据记录，而“删除目录”命令可以将选定目录或者选定目录下的所有数据记录一起删除掉。

目录“重命名”
用于将选定的目录重新命名。例如，需要将“实物档案案卷目录”目录名称改为“实物档案管理”，步骤如下：
选定需要修改名称的子目录或子表，右键单击或使用“目录管理/重命名”菜单命令；、在弹出的“重命名目录”窗口中，输入新的名称后，确定即可。如右图所示：

设置固定值
用于设置选定数据表中，特定字段项目的固定值。如：当“年度”被设置了固定值“2005”，那么无论在著录界面“年度”输入框中输入任何值，点击“确定”保存后，该条记录的“年度”仍然是“2005”。
例如，设置文书档案目录的立卷部门字段，自动输入固定值为办公室。步骤如下：
1.右键单击“办公室→文书案卷目录”，选择“表单管理→设置固定值”；在“项目名称”列表框中选择“立卷部门”，在“=”右侧选择“办公室”（或者根据实际情况选择其他科室）；单击添加项目，可以在下面看到“立卷部门=办公室”，单击“确定”即可。
右键单击“办公室→文书卷内文件目录”，选择“表单管理→设置固定值”；在“项目名称”列表框中选择“承办部门”，在“=”右侧选择“办公室”（或者根据实际情况选择其他科室）；单击添加项目，可以在下面看到“承办部门=办公室”，单击“确定”即可。

数据公式
数据公式提供了对同一个表单中的数字字段进行简单的四则混合计算、将合并字段、转换日期的功能，以减少数据库中数据冗余。通过“数据公式”功能得出的字段，与数据库基本字段一样，可在著录界面中显示，可进行“报表统计”计算，可进行“报表打印输出”。

数据公式”合并字段
例如，要将“文书档案”中，“立卷部门”与“”合并。例如形成“工会2000年工作总结”。方法：
单击“目录管理”菜单中的“表单管理”再选择“数据公式”命令，在“编辑公式”窗口中，按下图给出公式为：
sql数据库格式公式： 总标题 = [立卷部门] [标题]
单击“测试”按钮，如果系统提示测试成功（即计算结果正确），即可单击“保存”按钮将该字段保存起来。

创建明细表
“创建明细表”功能提供了用户可以为系统中任意两个数据表建立主从关系的可能，通过为两个不同的表建立关系，可以使用主表对子表进行新增、修改、删除、打印并通过查询到主表记录后进而很快便能找到与该主表相关的子表记录等管理操作。例如，“文书档案”数据表和“卷内文件”数据表，“文件管理”数据表和“文件借阅”数据表。
使用已有的数据表为选定主表添加明细表。例如，为“科技档案”案卷级数据表建立明细表“科技卷内文件”，以便可以直接输入“科技卷内文件”而不用归卷操作。步骤如下：
在目录树上，右键单击“科技档案”数据表，从弹出的快捷菜单命令中选择“创建明细表”命令，系统弹出如下图所示窗口：
左键单击“子表”下的下拉三角形按钮，从列出的数据表清单中，单击“科技卷内文件”，以使“科技卷内文件”子表成为“科技档案”的子表。